SUPERVISOR SKILL 4

                               UJI KOMPETENSI SUPERVISOR

                         Dari BNSP ( Badan Nasional Sertifikasi Profesi )

                                      Di sadur oleh : YUDASRIL

I.KOMPETENSI UMUM

Adalah : Kompetensi dasar yang sudah harus dimiliki setiap individu yang bekerja

                dalam melayani pelanggan,maka supervisor lebih dahulu menguasai hal ini.

A.Bekerjasama Dengan Rekan Dan Pelanggan

    - Keterampilan hubungan antar personal,komunikasi dan layanan.

B.Berkomunikasi melalui telephone

    - Keterampilan dan pengetahuan berkomumikasi efektief dan efisien di telepon.

      

II.KOMPETENSI INTI

Adalah : kompetensi lanjutan yang mesti dikuasai oleh seorang supervisor

                karena memiliki tim kerja yang harus dikelola dengan baik dan benar.

A.Memantau Kegiatan Kerja

    - Keterampilan dan pengetahuan untuk mengawasi kualitas operasional kerja.

B.Daftar Personil Staf

    - Keterampilan dan pengetahuan untuk mengembangkan daftar personil staf.

C.Memimpin dan mengelola Sumber Daya Manusia

    - Keterampilan dan pengetahuan untuk memimpin dan mengelola tim

                                       KOMPETENSI UMUM         

A.Bekerja Sama Dengan Rekan Dan Pelanggan

1.Berkomunikasi ditempat kerja

2.Memberikan bantuan pada pelanggan internal dan external

3.Menjaga standar presentasi personal

4.Bekerja dalam tim

B.Berkomunikasi melalui telphon

1.Menjawab telphone masuk

2.Membuat panggilan telphone

                                     KOMPETENSI INTI

A.Memantau Kegiatan Kerja

1.Memonitor dan meningkatkan operasional / kegiatan ditempat kerja

2.Merencanakan dan menyusun alur kerja

3.Memelihara catatan kerja

4.Memecahkan masalah dan membuat keputusan

B.Daftar personil staf

1.Mengembangkan dan melaksanakan daftar staf

2.Menyimpan daftar staf

C.Memimpin Dan Mengelola SDM ( Sumber Daya Manusia )
1.Model kinerja standar tinggi dan sikap

2.Mengembangkan komitmen dan kerjasama tim

3.Melaksanakan sistem penilain kinerja

BEKERJASAMA DENGAN REKAN DAN PELANGGAN
KOMPETENSI UMUM

A.BERKOMUNIKASI DITEMPAT KERJA

1.Berkomunikasi dengan pelanggan dan rekan dengan cara terbuka,

   profesional,ramah dan sopan.

2.Menggunakan bahasa dan nada yang cocok.

3.Efek bahasa tubuh personal perlu dipertimbangkan.

4.Perlihatkan kepekaan terhadap perbedaan sosial dan budaya

5.Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan secara aktif untuk

   memastikan komunikasi duaarah yang efektif.

6.Mengidentifikasi potensial konflik dan cari solusi dengan bantuan

   rekan bila dibutuhkan.

B.MEMBERIKAN BANTUAN UNTUK PELANGGAN 
    INTERNAL DAN EXTERNAL      

1.Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan serta kebutuhan

   tertentu sesuai produksi dan layanan diberikan secara baik dan benar.

2.Berkomunikasi yang ramah dan sopan selama melayani pelanggan.

3.Menerima,memennuhi semua kebutuhan dan permintaan pelanggan

   sesuai dengan produksi dan layanan.

4.Mengidentifikasi dan mengambil semua kesempatan peningkatan

   kualitas pelayanan bila memungkinkan.

5.Mengenali kekecewaan pelanggan dan segera mengambil tindakan untuk

   memecahkan masalah sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu

   dan prosedur perusahaan.

6.Menangani keluhan pelanggan secara positif,sensitif dan sopan

7.Menindak lanjuti keluhan diacukan pada orang yang tepat sesuai tingkat

   Tanggung jawab individu.

 C.MENJAGA STANDAR DAN PRESENTASI   PERSONAL
    STANDAR TINGGI PRESENTASI PERSONIL DIPRAKTEKKAN

    DENGAN MEMPERTIMBANGKAN

1.Lokasi kerja.

2.Issue – issue Kebersihan,Kesehatan dan Keselamatan ( K3 ).

3.Persyaratan presentasi khusus untuk fungsi kerja khusus.

4.Menjaga perawatan kebersihan personil yang pantas.

5.Memakai pakain yang pantas.

D.BEKERJA DALAM TIM

1.Memperlihatkan kepercayaan,dukungan dan hormat kepada

   anggota tim dalam aktifitas sehari - hari.

2.Mengakomodasi perbedaan budaya dalam tim.

3.Mengenali tujuan kerja tim secara bersama.

4.Mengidentifikasi,memperioritaskan tugas dan tanggungjawab

   individu serta diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.

5.Menawarkan,memberikan bantuan pada rekan untuk memastikan tujuan

   kerja yang sudah ditentukan dapat terpenuhi.

6.Meminta bantuan dari anggota tim lain bila perlu.

7.Menerima informasi dan umpan balik dari anggota tim lain.

8.Memperhatikan perubahan tanggungjawab indivudu,kemudian dibicarakan kembali

   secara bersama sesuai tujuan kerja kerja tim. 

BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON
KOMPETENSI UMUM 

A.MEMBUAT PANGGILAN TELPON

1.Memperoleh nomor telpon secara benar.

2.Membuat tujuan menelpon secara jelas sebelum pemanggilan.

3.Peralatan dan perlengkapan digunakan secara benar untuk

   melakukan hubungan komunikasi.

4.Alasan menelpon dan nama – nama perusahaan dikomunikasikan secara jelas.

5.Menelpon harus selalu bersikap ramah dan sopan.

B.MENJAWAB TELPON MASUK

1.Menjawab telepon secara tepat dan jelas sesuai SOP.

2.Menawarkan bantuan yang bersahabat kepada penelepon dan

   tujuan ditentukan dengan jelas.

3.Mengkonfirmasikan kembali keterangan rinci kepada penelepon

    untuk memastikan komunikasi berjalan baik.

4.Pertanyaan penelepon dijawab atau dialihkan pada orang yang tepat.

5.Permintaan dicatat secara akurat kemudian segera disampaikan pada

    orang yang tepat untuk ditindak lanjuti.

6.Mengambil kesempatan untuk mempromosikan produk dan layanan bila perlu.

7.Melaporkan pada orang yang tepat terhadap panggilan telepon yang bersifat

   mengancam dan mencurigakan.               

                                

MEMANTAU KEGIATAN KERJA

KOMPETENSI INTI

A.MEMONITOR DAN MENINGKATKAN
    OPERASIONAL ( KEGIATAN DITEMPAT KERJA )

1.Memonitor tingkat efisiensi dan layanan berdasarkan kegiatan yang

   sedang berjalan.

2.Seluruh kegiatan ditempat kerja harus mendukung tujuan

    perusahaan dan persyaratan kepastian mutu.

3.Mengidentifikasi kualitas dan hasil dengan segera,kemudian buat

    penyesuain jika diperlukan.

4.Mengganti sistem dan prosedur dengan berkonsultasi dengan rekan

   untuk meningkatkan efektif dan efisiensi.

5.Mengkonsultasikan dengan rekan tentang cara meningkatkan efisiensi layanan.

 

B.MERENCANAKAN DAN MENYUSUN ALUR KERJA

1.Menilai beban kerja rekan secara akurat

2.Menjadwalkan pekerjaan agar dapat meningkatkan efisiensi

   dan kualitas layanan.

3.Mendelegasikan tugas dan tanggungjawab kepada orang yang tepat

   sesuai dengan prinsip pendelegasian.

4.Menilai alur kerja berdasarkan tujuan dan waktu yang ditentukan.

5.Membantu rekan memperioritaskan beban kerja.

6.Memberikan managemen,input yang tepat tentang kebutuhan staf.

C.MEMELIHARA CATATAN KERJA

1.Melengkapi catatan ditempat kerja dengan akurat dan diserahkan

    dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

2.Penyelesaian catatan didelegasikan dan dimonitor sebelum

    sebelum penyerahan bila diperlukan.

D.MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT 
   KEPUTUSAN

1.Mengidentifikasi dan mempertimbangkan masalah secara tepat

    ditempat kerja dari sudut pandang operasional dan layanan.

2.Mengambil tindakan jangka pendek untuk memonitor keefektifan

   pemecahan masalah ditempat kerja.

DAFTAR PERSONIL STAF

KOMPETENSI INTI

A.MENGEMBANGKAN DAN MELAKSANAKAN
    DAFTAR STAF

1.Mengembangkan daftar staf sesuai dengan ketentuan ketentuan

   dan kesepakatan perusahaan.

2.Mempertimbangkan dan memaksimalkan efisiensi operasional dan

    tingkat layanan dengan meminimalkan biaya.

3.Daftar dirancang untuk memenuhi persyaratan anggaran upah.

4.Mengkombinasikan tugas untuk memastikan kegunaan efktif staf.

5.Daftar dikembangkan berdasarkan pada pertimbangan gabungan staf

    dan keterampilan yang paling efektif yang tersedia.

6.Daftar diakiri dan dikomunikasikan dengan rekan yang tepat dalam

    garis waktu yang sudah ditentukan.

B.MENYIMPAN CATATAN STAF

1.Lembaran waktu diisi secara akurat dan dalam waktu yang telah ditentukan

2.Catatan staf disesuaikan dan disimpan secara singkat sesuai

   dengan standar perusahaan.

MEMIMPIN DAN MENGELOLA Sumber Daya Manusia 

KOMPETENSI INTI

A.MODEL KINERJA STANDAR TINGGI DAN SIKAP

1.Kinerja individu memberikan model peran positif untuk orang lain.

2.Kinerja individu menunjukkan dukungan dan komitmen untuk

    tujuan perusahaan.

3.Memperlakukan orang lain dengan sikap hormat,integritas

   dan simpati.

B.MENGEMBANGKAN KOMITMEN DAN KERJASAMA
    TIM

1.Rencana dan tujuan dikembangkan dengan cara konsultasi dan

    dikomnikasikan dengan anggota tim.

2.Rencana harus konsisten dan sesuai dengan tujuan perusahaan.

3.Peranan tanggungjawab dan harapan dikomunikasikan dengan cara

    mendorong individu dan tim untuk bertanggungjawab.

4.Usaha dan distribusi kinerja individu atau tim,diidentifikasi,didukung,

   dinilai dan diberi penghargaan.

5.Komunikasi yang terbuka dan bersifat mendukung dijadikan model dalam tim.

6.Membagi informasi dari lingkungan yang lebih luas dengan individu / tim.

7.Dukungan dan bimbingan diberikan termasuk representasi kepentingan tim

   dalam ruang lingkup yang lebih luas.

C.MELAKSANAKAN SISTEM PENILAIAN KINERJA

1.Menilai keterampilan anggota tim dan menyedikan kesempatan

    untuk pengembangan keterampilan individu.

2.Memonitor kinerja tim untuk memastikan kemajuan dan pencapaian

    tujuan perusahaan.

3.Mendelegasikan tugas dan tanggungjawab serta memonitor secara cepat

4.Memberikan pelatihan dan dukungan pada individu atau tim.

5.Mengakui prestasi individu atau tim.